全庁業務量調査とは
- 全庁的な業務負荷傾向を
定量的に把握 - EBPM や業務改革の
ヒントに活用 - 職員様の負担をかけない
調査ノウハウ
- ※EBPM：Evidence-Based Policy Making の略。統計や業務データなどの客観的な証拠に基づく政策立案のこと
- ※自治体DX推進計画【第5.1版】においても、BPRを検討する最初の段階において、現状分析の一環として業務量等の調査を行うことが推奨されています。
これまで全国280超の自治体で実施した豊富な実績があります
業務量調査の3つの効果
業務量調査は、BPR（業務改革）の第一歩です
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業務構造の見える化
これまで見えなかった全庁の業務量・業務の流れを定量的に把握。コア/ ノンコア分類で業務構造を明らかに。
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BPRの優先順位付け
調査結果に基づきどの業務から改革すべきか優先順位設定。データドリブンなBPRを実現。
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業務引継・マネジメント活用
調査結果を簡易手順書として活用可能。統一的な業務引継、データに基づくマネジメントにも貢献。
成果物（調査レポート）
業務量調査は、BPR（業務改革）の第一歩です
作業分類分析
コア/ ノンコアの視点で全庁業務を切り分け、業務改革の優先度付けが可能になります。
業務傾向分析
全庁で横断的に発生している業務を洗い出すことで、効果的な共通施策を展開できます。
所属別傾向分析
所属別に「コア/ ノンコア」「処理媒体」「作業分類」を集計し、特徴的な具体業務をご提示します。
事例紹介
全庁調査を起点に、年間約1.8万時間・紙約200万枚を削減
何からDX に着手すべきか分からない状態から、全庁業務量調査で各課の課題を可視化。改善対象を絞り込み業務改革を実行した結果、大きな削減効果と庁内で改善を続けられる体制につながりました。
全庁の業務を可視化
130 以上の係を対象に業務量調査を実施。コア・ノンコア、定型・非定型、業務量ランキング、紙の使用状況などを分析し、各課の負荷と改善余地を明らかにしました。
優先業務から改善を実行
調査結果から、窓口・庶務などのノンコア定型業務に改善余地があることを把握。全庁に関わる勤務管理や決裁のデジタル化など、効果を庁内へ展開しやすい業務から改善を進めました。
成果を検証し、自走化へ
改善効果を検証した結果、年間約1 万8,000 時間の業務時間と、紙約200 万枚を削減。取り組みを通じて得たBPR の知見が庁内に蓄積され、職員が自ら改善を進める段階へ移行しました。
よくあるご質問
自治体ご担当者様からよくいただく質問にお答えします。
- Q全庁ではなく、一部部署や特定業務だけでも実施できますか？
- A可能です。全庁調査だけでなく、部局単位、課単位、窓口業務などの特定テーマに絞った調査も設計できます。
- Q職員の入力負担が大きくなりませんか？
- A調査目的に合わせて入力項目を絞り、既存資料や事務分掌を活用しながら、職員様の負担を抑える設計にします。
- Qどのような項目を調査しますか？
- A作業時間、件数、処理媒体、定型性、専門性、コア・ノンコア、繁忙期、関係部署などを目的に応じて整理します。
- Q調査後に何が分かりますか？
- A負荷が高い業務、外部化やデジタル化の余地がある業務、BPR の対象にすべき業務など、次に取り組むべき優先順位が見えます。
- Q調査だけで終わらず、改善まで相談できますか？
- Aはい。調査結果をもとに、BPR 支援、Govmates Pit、研修・講演へ接続し、改善テーマの具体化まで支援できます。
- Q予算化前の情報収集段階でも相談できますか？
- A可能です。調査範囲、実施時期、概算の考え方、庁内説明に必要な材料など、予算化前の検討段階からご相談いただけます。