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2023/03/17
⻑野県安曇野市
BPR BPR研修 GovmatesPit 業務改善

Govmates Pitで手順書・BPR① 見える化を改善に生かす

BPR研修について説明する行政デジタル推進課の飯田課長(右)と日高主査(中央)、大堀係長

見える化を改善に生かす 成功事例積み上げも―長野県安曇野市
長野県安曇野市は、2005年10月に5町村が合併して誕生した。県内有数の米どころで、西に北アルプスを望む自然豊かな地域だ。国や県のデジタル化に向けた動きに加え、庁内で事務や窓口サービスを改善する試みが少なかったことに「焦りがあった」(政策部行革デジタル推進課の飯田弘一課長)。そこで21年8月に市のDXをマネジメントする推進本部を設置。22年1月からガバメイツの前身のコニカミノルタと連携し、DXへの歩みを始めた。

推進本部は部長以上がメンバーで、施策の方向性を示してもらうのが目的。それを一般の職員レベルにまで広げる次のステップとして「研修に取り組む方向しかない」(飯田課長)と判断した。

県内の自治体とコニカミノルタが連携協定を結び業務量調査をしたと聞いたのをきっかけに、安曇野市も同社にアプローチ。22年1月から3月まで、一部職員を対象にBPR研修会を開くなどトライアルをしてみた。自治体支援のプラットフォーム「ガバメイツピット(当時DXコックピット)」が使えるかどうかも検証し「効果があると判断した」(飯田課長)ため、22年度から本格的に導入した。同年度、情報システムと行革推進の両方を担う行革デジタル推進課が新設され、実行体制も整った。

22年度に、まず職員自身でガバメイツピットのシステムに業務の流れを入力する業務手順書づくりに入った。係長以下の100人を対象にした手順書への入力方法の説明から開始。業務を入力する際、職員がすべき「コア」と職員以外でもできる「ノンコア」に分類した。

ノンコアの中で最も多かったのが発送作業。1年間に4万時間を超えていることが分かった。10人以上の職員が1年間、毎日通知などの発送作業をしている計算になるという。これらを「見える化」することで「改善策にもつなげられる。現場の手も空くようになる」(飯田課長)。

11月以降は、ワークショップ形式のBPR研修会を開いた。実際の事務を棚卸しして業務手順書を作る一方で「作成した業務手順書を活用した業務改善の手法を学ぶためにBPR研修会を開く流れ」(同課の日高光主査)にした。研修会は22年度は2クール実施。飯田課長は「業務量の分析ができるところまで来た。まだ次の段階に行ける目安が立ったばかりだ」と説明する。23年度は研修を続けながら国の情報システム標準化・共通化を見据え、業務手順の見直し作業を加速させる予定だ。

通常の業務にプラスの負担になるため、一連の取り組みが順調に進んだわけではない。「どうして私たちがしなければならないのか」という声があったのは事実。そこで「あなたたちの苦労は無駄にはならないと切に説明するしかなかった」(飯田課長)。

22年11月までは5割に満たなかったが、説明会や相談会を重ね、少しずつ職員に浸透させ、23年2月17日現在で、9割近くまで伸びた。今後、成功事例を一つ一つ積み上げる重要性も感じており、同課の大堀正人係長は「自分ができるところから少しずつ実現することで弾みがつくのではないか」と予想する。

「職員一人一人が業務内容、手順や作業時間などを見える化できる良いツールと巡り合った」と喜ぶ飯田課長は、「書かない窓口」のさらに先も展望。「こうしたツールを使い、さまざまな手続きを、市民が市役所に来なくてもできるように行政サービスを変革するのが理想だ」と将来像を描く。

出典:時事通信社 「iJAMP」企画タイアップ
(※ガバメイツの前身であるコニカミノルタ社時の内容を含んでおります。)
BPR研修会の様子=安曇野市提供