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2023/03/17
岐⾩県下呂市
可視化 業務量調査

Govmates Pitで手順書・BPR② 起案や決裁の数で廃止箇所が丸わかり!

ガバメイツ・ピットの画面を表示しながら岐阜県下呂市のBPRについて説明する高齢福祉課の桐山主査(右)とデジタル課の熊崎課長補佐(中央)、野中課長補佐=同市萩原庁舎

起案や決裁の数で「廃止対象」が丸わかり!=ガバメイツピットで進めるBPR-岐阜県下呂市
岐阜県下呂市は日本三名泉の「下呂温泉」があり、コロナ禍前には毎年100万人を超える観光宿泊客が訪れていた観光の街。一方で、市の人口は他の市町村と同様に減少が続き3万人割れも目前に迫る中、65歳以上は12000人強に上り、高齢化率は40%を超えた。介護保険業務をはじめとする市役所福祉部門の人手不足は深刻で、デジタルトランスフォーメーション(DX)による業務改革(BPR)は喫緊の課題となっている。

2020年度からDXの実証実験を開始し、福祉部高齢福祉課などでは21年度から業務の棚卸しに着手した。課題は▽DXが推進できていない▽介護保険業務に従事する職員の適正配置数が算出できない▽窓口業務などの外部委託が実施できていない―など多岐にわたった。担当職員の間で大きな問題として認識されたのは「定量的な業務管理ができていない」ことと、「教育や研修の不足により知識の蓄積・共有ができていない」ことだった。「人事異動に伴い業務を引き継ぐ際、前任者が行っていた業務の進め方をそのまま踏襲するしかなかった。それでは何も省けないのに、それが一番いいことと思っていた」と同課の野中信仁課長補佐兼係長は当時を振り返る。

そんな時に、介護認定分野を中心に行政サービスについて詳しい日本ビジネスデータープロセシングセンター(日本データー、神戸市)の担当者を通じて、ガバメイツ(当時コニカミノルタ)を紹介され、業務の可視化ツール「ガバメイツピット(当時DXコックピット)」を試験的に利用する機会を得た。桐山昭紀主査がピットで他の自治体の業務フローを確認すると、「他と比べ、下呂市の起案や決裁の数が多い」ことに気付き、驚いたという。起案や決裁が多ければ、それに伴う業務が増えるのは当然。他市と業務フローの違いを並べて比較できるため、「すぐに廃止検討ができる業務の見当が付いた」と話す。

市は22年11月、ガバメイツ、日本データーと連携協定。高齢福祉課はモデルケースとしてピットを利用して介護保険業務のBPRに取り組むことになった。

同課では、介護保険料の通知を4月の仮算定期と7月の本算定期の2回にわたり実施し、それぞれの算定による支払い期間を設けている。ピットで他市の仮算定期のフローを確認すると、下呂市が計220時間かけているのに対し、他市は40~78時間。仮算定による支払い期間を設けなくても年間保険料額は変わらないため、他市は仮算定を実施していないことが推察された。通知を廃止すれば、単純に郵送費が浮くほか、死亡者への誤発送チェックなどもなくなり、年度末から年度初めの繁忙期に行う業務を大幅に減らせる。これらを勘案し、24年度から仮算定の通知を廃止する方向で検討している。

介護認定審査会関連の業務でもガバメイツなどの意見を踏まえて、認定に必要な主治医意見書のオンライン化の検討や委員に提供する資料のペーパーレス化を推進するため、23年度予算に盛り込んだ。

市は、福祉部の取り組みを参考に通知関連業務を中心にBPRを進めている。野中課長補佐兼係長らが各課の若手職員らにガバメイツピットの使い方を教えることで、全庁的なBPRも加速させている。デジタル課の熊崎純也課長補佐兼係長は「ピットを浸透させ、若手職員が中心となって既成の枠にはまらずBPRを進めてもらえれば。どんどん活用していきたい」と期待した。

出典:時事通信社 「iJAMP」企画タイアップ
(※ガバメイツの前身であるコニカミノルタ社時の内容を含んでおります。)